United States
Canada
Australia
Netherlands

Ontwikkel een goed geordend archief en een bewaartermijnenbeleid

Elk goed record management programma is gebaseerd op twee pijlers: een goed geordend archief en een bewaartermijnenbeleid. Beiden zijn noodzakelijk als je hiervan optimaal gebruik wilt maken.

Omdat tijd vaak kostbaar is, kan het een uitdaging zijn om binnen de organisatie een goed record management programma te ontwikkelen en implementeren. Dat is waar de consultants van TAB u goed mee van dienst kunnen zijn. Hun ruime ervaring draagt bij aan een snelle en zorgeloze implementatie van het programma.

Een goed geordend archief

Een goed geordend archief helpt om documenten te beheren, risico’s te beperken en te voldoen aan wet- en regelgeving. Het archief wordt hierdoor beter toegankelijk waardoor de efficiency van de afdeling verbetert.

Dit is alleen mogelijk door naar het Record Management als geheel te kijken, en daarbij alle documenten zowel fysiek als digitaal, die de kernactiviteiten ondersteunen in acht te nemen.

Hier volgt een kort overzicht van de stappen die TAB neemt bij het ordenen van het archief:

  • Leer de organisatie kennen door mederwerkers te interviewen en de gecreëerde informatie te beoordelen
  • Identificeer en benoem unieke business activiteiten
  • Groepeer de activiteiten naar de gewenste ordening
  • Pas deze ordening toe op elk stuk informatie dat wordt gecreëerd

Bewaartermijnenbeleid

De uitdaging bij het opstellen van een bewaartermijnen beleid, of je nu werkt met fysieke of digitale documenten of een combinatie van beiden, ligt in het toepassen van zowel wetgeving als vanuit de organisatie opgestelde richtlijnen op alle facetten van het Record Management. Dit kan zeer tijdrovend zijn, en vraagt om gedegen kennis van zaken, zeker wanneer je het wilt toepassen binnen een record management programma.

Het opstellen van een bewaartermijnenbeleid bestaat uit de volgende stappen:

  • Doe grondig onderzoek naar relevante wetgeving
  • Evalueer jurisprudentie en operationele eisen
  • Breng het bewaartermijnenbeleid in kaart en pas het toe
  • Volg de richtlijnen die verschaft worden over:
    • Wat er bewaard mag worden
    • Wie er toegang mag krijgen tot het archief
    • Wanneer de documenten uiteindelijk vernietigd mogen worden
  • Neem contact op

    Wilt u meer weten?
    Bel of mail ons dan
    geheel vrijblijvend.