United States
Canada
Australia
Netherlands

Optimaliseer de ruimte voor uw archiefopslag

De beschikbare ruimte zo optimaal mogelijk gebruiken is een steeds terugkerend probleem voor veel organisaties. Facility managers staan onder druk om zo min mogelijk ruimte te gebruiken. Het goede nieuws is dat door het volgen van enkele  record management best practices en het gebruik van de juiste producten, de ruimte die nodig is voor uw dossiers aanzienlijk verminderd kan worden.

TAB kan u op de volgende manieren helpen uw archiefopslag te optimaliseren.

Implementeer een goed bewaartermijnenbeleid

Een goed  bewaartermijnenbeleid is de beste manier om ruimte te besparen. Een effectief bewaartermijnenbeleid kan de kosten voor opslag zelfs met een derde verminderen. Hoe? Uw bewaartermijnenbeleid maakt duidelijk welke documenten er bewaard moeten blijven en voor hoelang, zodat u de groei van uw archief onder controle kunt houden. Op die manier bent u er zeker van dat u geen kosten maakt voor dossiers die niet bewaard hoeven te blijven.

Verwijder overtollige informatie

Onderzoek heeft aangetoond dat 50-70% van de informatie in dossiers niet bewaard hoeft te blijven. Dit overtollige materiaal bestaat bijvoorbeeld uit kopieën en kladjes die ontstaan bij de dagelijkse werkzaamheden en een groot deel van de opslagcapaciteit in beslag nemen. De sleutel is om deze dossiers systematisch van overtollige informatie te ontdoen waarbij de principes van Record Management in acht worden genomen.

Dat is waar het TAB SMART team in actie komt. Ons team werkt met uw personeel samen om te beoordelen welke informatie essentieel is en wat weg mag en coördineert het gehele proces. Gemiddeld genomen wordt hiermee tot wel 25% ruimtewinst behaald!

Gebruik externe opslag

Bijna elke organisaties heeft documenten die wettelijk gezien wel bewaard moeten blijven, maar die niet meer op regelmatige basis geraadpleegd worden.  Externe opslag voorziet in een goed en betaalbaar alternatief voor dergelijke documenten. Kostbare kantoorruimte wordt vrijgemaakt voor andere doeleinden en de documenten kunnen indien nodig opgevraagd worden, eventueel door middel van een scan on demand principe.

Digitaliseren en Scannen

Digitaal werken en scannen van uw documenten is een prima manier om te besparen op ruimte en kosten voor opslag van documenten. Wanneer een goede back-up is geregeld voor het digitale systeem kunnen de documenten na scannen vaak vernietigd of tegen lage kosten in een externe opslag geplaatst worden. Daarbij komt nog dat de documenten direct toegankelijk zijn voor iedereen die deze binnen de organisatie nodig heeft en die daartoe gemachtigd is.

Gebruik de juiste producten

Elke archiefruimte heeft specifieke behoeften. Wilt u statische stellingen of een verrijdbaar systeem of wilt u advies voor een optimaal ingericht archief en speciaal voor u ontwikkelde dossiermappen, TAB kan er voor zorgen dat uw archiefopslag zo efficiënt mogelijk is ingericht.

  • Neem contact op

    Wilt u meer weten?
    Bel of mail ons dan
    geheel vrijblijvend.