United States
Canada
Australia
Netherlands

Archiefconversies

Voeg samen en converteer voor meer efficiency

We helpen u met het omzetten van uw huidige systeem naar een efficiënte en veilige manier van opbergen. Het stroomlijnen van de wijze waarop u archiveert, bespaart u tijd, ruimte en kosten.

Het begint bij het in beeld krijgen van de dossiers die u momenteel bezit en hoe u de informatie hieruit gebruikt. We inventariseren al uw huidige dossiercollecties, zodat u weet wat u heeft en wat u mist.

Van de uikomst wordt een database gevormd met daarin de metadata van al uw dossiers. Tijdens een conversie voegen we vaak barcodes toe zodat u weet waar een dossier is. Een dossiervolgsysteem met barcodes biedt ook de mogelijkheid om een trail te generen van wie het dossier in het verleden heeft gehad.

Er zijn verschillende archiefconversies die we toepassen afhankelijk van uw specifieke eisen en doelen:

Documentconversie

We kunnen niet ingedeelde en ongeordende dossiers standaardiseren. Tijdens dit soort conversies zullen onze medewerkers controleren of alle noodzakelijke documenten in het dossier aanwezig zijn en zullen het dossier vervolgens eenduidig,en indien gewenst achter tab’s, indelen. De vermiste documenten worden geïdentificeerd en dubbele documenten worden verwijderd. Dit verzekert u ervan dat u beschikt over alle benodigde informatie met complete dossiers die voldoen aan wet- en regelgeving.

Dossierconversie

Een conversie op dossierniveau is een prima methode om uw informatie efficiënter te beheren. Met meer dan 60 jaar ervaring in het opslaan van fysieke dossiers kunnen wij u helpen met het ontwerpen en implementeren van een zeer efficiënt fysiek opslag systeem. We kunnen bijvoorbeeld beginnen met het invoeren van een kleurcoderingssysteem waarmee u de terugvindtijd met wel 40% reduceert. Of we zetten uw dossiers om van boven-tab mappen naar zij-tab mappen voor aanzienlijke ruimtewinst bij het opbergen van de dossiers.

Samenvoegen van dossierbestanden

Onze experts kunnen samen met u verschillende dossierbestanden met verschillende opbergmethodieken samenvoegen tot één gestandaardiseerd systeem. Dit geeft uw organisatie sneller toegang, meer controle en betere beveiliging wat uw dossiers betreft.

Digitaliseren en scannen van documenten

Een archiefconversie is een goed startpunt voor het organiseren van uw documenten, maar wanneer u gaat digitaliseren maakt u een nog grotere stap voorwaarts in het stroomlijnen van uw informatieopvraagproces.

TAB biedt de volgende digitaliseringdiensten aan:

  • Digitaal werken vanaf moment X: samen met u implementeren we de juiste werkprocessen en technologieën zodat u vanaf moment X overgaat van een fysiek naar een digitaal proces.
  • Back-scannen: we scannen uw bestaande documenten naar een digitaal formaat.
  • Scan-on-Demand: we verhuizen uw dossiercollectie naar de opslaglocatie van TAB, en zodra u informatie hieruit nodig heeft, wordt dit gescand en digitaal toegezonden. 

Tijdens de hierboven beschreven diensten zal TAB:

  • Een kwaliteitscontrole uitvoeren op de scans en de gerelateerde metadata
  • Een digitaal opvraagsysteem implementeren om er zeker van te zijn dat de scans direct zichtbaar zijn
  • De gescande dossiers herarchiveren indien wenselijk
  • De medewerkers voorzien van de juiste training en ondersteuning die ze nodig hebben om met het nieuwe systeem te werken

Gedurende het gehele proces zorgen wij voor de sortering, validering en archivering van al uw documenten in het nieuwe systeem. Hierop te kunnen vertrouwen, geeft rust.

  • Neem contact op

    Wilt u meer weten?
    Bel of mail ons dan
    geheel vrijblijvend.