United States
Canada
Australia
Netherlands

De externe opslag audit: weet wat er staat

Hoeveel archiefdozen heeft u in de externe opslag staan? Weet u wat er zich in elke doos bevindt?

Het toegankelijk maken van dossiers die zich in de externe opslag bevinden vanuit een ‘uit het oog uit het hart gedachte’ kan in de papieren lopen. Organisaties die slecht geïnventariseerde archieven in de externe opslag hebben staan, stellen zich bloot aan diverse bedrijfsrisico’s zoals:

  • Onnodige operationele kosten
  • Niet voldoen aan wettelijke eisen en regelgeving
  • Verhoogde gerechtelijke kosten bij eventuele rechtszaken

Of uw organisatie nu een divisie aankoopt of verkoopt, kantoren verhuist of gewoon de kosten voor archiefopslag wil verlagen, nu is de tijd aangebroken voor de externe opslag audit.

Wat is een externe opslag audit?

Met de beproefde aanpak van TAB wordt vastgesteld wat aanwezig is in elke archiefdoos en welke acties ondernomen moeten worden. De audit bestaat uit het:

  • Vastleggen van informatie op doosniveau
  • Vastleggen van informatie op dossierniveau
  • Herstructureren van de inhoud gebaseerd op het bewaartermijnenbeleid van de organisatie
  • Vernietigen van non-dossiers
  • Vernietigen van dossiers met een verstreken bewaartemijn
  • Terugplaatsen van actieve dossiers in het dynamische archief van de organisatie

Elke stap wordt nauwkeurig gemanaged door TAB, met vastgestelde procedures zodat u de voortgang kunt bewaken en goedkeuring kunt geven aan de uiteindelijke dossiervernietiging.

Bewaar alleen wat u nodig heeft, weet over welke dossiers u beschikt

In aanvulling op het verminderen van de blootstelling aan wetmatige risico’s van uw organisatie zal een grondig professioneel onderzoek van uw dossiers in de externe opslag u direct geld besparen door het:

  • Vernietigen van non-dossiers en dossiers waarvan de bewaartermijn is verstreken
  • Terugbrengen van de opvraagkosten om één dossier te vinden
  • Verlagen van de kosten voor externe audits

Door het correct in kaart brengen van wat zich bevindt in de externe opslag kunt u risico’s beperken, kosten besparen en bent u voorbereid op elke vorm van organisatieverandering. Het begint allemaal bij weten wat er in de doos zit.

  • Neem contact op

    Wilt u meer weten?
    Bel of mail ons dan
    geheel vrijblijvend.